Eficiencia Administrativa

La Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública apunta a que los organismos y entidades identifiquen, racionalicen, simplifiquen y automaticen los trámites, los procesos, los procedimientos y los servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión.

En este sentido, cada Entidad deberá revisar sus trámites internos, procesos o procedimientos prioritarios y complejos, con el fin de establecer acciones de mejora que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros. Estas acciones deberán incluirse en el Plan de Acción Anual y podrán contemplar, entre otras, actividades como la optimización del proceso o procedimiento seleccionado, eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la producción documental.

Dentro de las estrategias principales para la implementación de esta política, se encuentra la denominada “Cero Papel” que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel, por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de tecnologías de la información y comunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos en favor del ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa.

Para dar cumplimiento a lo anterior, se atenderán los siguientes lineamientos contemplados en la Política de Racionalización de Trámites y en la Estrategia de Gobierno en línea, así:

Implementación de buenas prácticas para reducir consumo de papel

Para esto, se debe tener como referencia el documento “Guía de Buenas Prácticas para reducir el consumo de papel” elaborado por el Programa Gobierno en línea, donde se encuentra el detalle de las siguientes actividades:

  • Establecer la línea base: ¿cuánto papel se consume?
  • Identificar oportunidades claves para la reducción del consumo de papel
  • Reconocer y adoptar experiencias exitosas de reducción del consumo de papel y promover el cambio de cultura organizacional

Elaboración de documentos electrónicos

Las entidades deben incorporar esquemas de gestión de documentos electrónicos, a través de las siguientes actividades:

  • Análisis de  los procesos y servicios de la Entidad.
  • Identificación de los requisitos y necesidades.
  • Evaluación de los sistemas existentes.
  • Definición de las estrategias y diseño del sistema requerido.

Se debe priorizar la sustitución de memorandos y comunicaciones internas en papel así como otros tipos documentales de conservación temporal, por soportes electrónicos, sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente, en especial aquella formulada por el Archivo General de la Nación. Dichos soportes electrónicos deben garantizar las condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad a las que hace referencia el parágrafo 1 del artículo 6 de la Ley 962 de 2005 y los artículos 55 a 59, de la Ley 1437 de 2011.

Así mismo, se implementarán mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia y otros documentos entre las entidades por medios electrónicos, en atención a los lineamientos definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Archivo General de la Nación.

Igualmente, se sustituirá el uso de papel por documentos y canales electrónicos, en la elaboración y difusión de materiales informativos, publicaciones, guías, manuales, entre otros, dirigidos a servidores públicos, contratistas, ciudadanos y empresas.

Procesos y procedimientos internos electrónicos

Se deben automatizar todos los procesos y procedimientos que la Entidad defina como prioritarios y complejos, para lo cual es necesario desarrollar las siguientes actividades:

  • Caracterización de todos los procesos y procedimientos
  • Análisis, priorización y racionalización de los procesos y procedimientos
  • Automatización de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos
  • Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados

Videos